La comunicazione è fondamentale per un leader. I buoni leader sono sempre stati ottimi comunicatori. Abbiamo toccato gli elementi essenziali della comunicazione: sappiamo che il tuo stile di leadership personale, e di conseguenza il tuo stile di comunicazione personale, sono gli unici modelli possibili di leadership e comunicazione, non perché la leadership sia divina e irripetibile, ma perché la leadership è unicamente individuale e nonostante i numerosi tentativi moderni di venderti stili e metodi, rimane unicamente individuale. Esattamente come una bella storia d’amore non può essere ripetuta, una magnifica storia di leadership non può essere ripetuta. Tuttavia, ciò che rende leader può essere appreso in modo che produca innumerevoli storie di leadership uniche.
Tuttavia, una volta compreso l’approccio del leader alla comunicazione in cui il egli deve fondamentalmente ispirare gli interlocutori al fine di creare quella profonda fiducia e relazione che porterà le persone ad essere completamente coinvolte dalla visione del leader, ora possiamo osservare cos’è la comunicazione di leadership in un’organizzazione nell’attività quotidiana di corsa. Essendo la comunicazione un aspetto così importante della leadership, è utile dedicare del tempo a questo livello di dettaglio. La comunicazione è così importante per un’organizzazione che meriterebbe dedicare un intero libro solo a questo tema, ma cercheremo di condensare qui alcuni principi essenziali.
Un alto livello di comunicazione in un’organizzazione è un vantaggio, sia per i processi interni che per le relazioni esterne. Qualunque sia il messaggio, esso passerà chiaro e forte, qualunque sia il brand, la sua identità e il suo ruolo sono ben definiti. Un elevato livello di comunicazione è un vantaggio anche perché assicura che la visione del leader sia chiaramente compresa, discussa e condivisa, rafforza i legami tra leader e team, accelera le attività ordinarie del team e i processi di problem solving e facilita l’adattamento dell’organizzazione ad ambienti e situazioni in costante mutamento lungo il percorso per raggiungerel’obiettivo.
Mentre la comunicazione era inizialmente considerata da molti una soft skill, oggi le abilità comunicative stanno diventando un criterio importante per valutare un leader, a partire dal processo di assunzione. Un leader con un alto profilo di capacità comunicative è in grado di motivare, ispirare e generare fiducia all’interno del gruppo. Questi tre elementi vitali per un’organizzazione richiedono al leader sia determinate azioni che capacità di adattamento.
Lo sforzo di adattamento del leader richiede di tenere costantemente conto delle emozioni, dell’acume e del livello di conoscenza di chi ascolta per allineare il livello di comunicazione al ricevente. Ulteriori sforzi richiedono che il leader tenga costantemente aperte tutte le porte, indipendentemente dal livello di comunicazione o meno del destinatario. Il leader deve imparare ad ascoltare. Ascoltare non significa semplicemente dedicare tempo o parole all’altro, va invece considerato una tecnica. Ascoltare significa far capire all’altro che stai seguendo a fondo il suo approccio e che non hai preclusioni o pregiudizi. Ascoltare significa anche avere tempo per prendere appunti mentali (o fisici) sui punti rilevanti sollevati dall’altro, capire come l’altro ha strutturato il suo approccio alla situazione e dedicare la tua risposta non ai dettagli ma direttamente alla struttura del ragionamento dell’altro. Il processo di ascolto consente al leader di osservare atteggiamenti e comportamenti, ideali, incluse le possibili ansie di ogni membro del team, allineando di conseguenza il messaggio del leader. Lo sforzo di adattamento da parte del leader contribuisce in modo rilevante a creare fiducia tra leader e team.
L’azione del leader si basa sulle informazioni che il leader ha acquisito durante il processo di ascolto e durante il processo di connessione del team a se stesso e alla propria visione. Osservando la reazione del team a questo processo “stimolante”, il leader può ottenere informazioni rilevanti sul team, sul suo approccio e sulle sue competenze.
L’azione del leader consiste nello stabilire e coltivare principi appropriati, disciplinare e sviluppare un senso di appartenenza all’organizzazione e responsabilità verso il progetto. Gli strumenti del leader qui sono la fiducia e la comunicazione appropriata. Un leader non dovrebbe mai mirare a comunicare principi, responsabilità o appartenenze come concetti. In realtà, non dovrebbero nemmeno essere menzionati. Sono la naturale conseguenza di una squadra che corre serrata verso un obiettivo comune. Il leader punta al risultato finale, alla visione e all’azione necessaria per raggiungere quell’obiettivo e allo sforzo comune per raggiungerlo.
L’azione del leader richiede il controllo che il processo di comunicazione sia continuo, assicuri la corretta atmosfera per promuovere e facilitare la comprensione e alterna costantemente un approccio sia formale che informale: mentre l’approccio formale è un processo lento che riguarda momenti pianificati di condivisione delle informazioni, l’approccio informale è un approccio rapido e diretto che spesso porta in superficie problemi difficili da comunicare in situazioni formali. Il leader dovrebbe sempre incoraggiare e accettare la comunicazione informale e, se possibile, utilizzare le proprie capacità comunicative per trasmettere i problemi a un livello superiore nella comunicazione formale.
La distinzione tra comunicazione formale e informale, sebbene ancora valida, va progressivamente scomparendo a favore di un approccio comunicativo unico, essenzialmente diretto, che non considera utili livelli di separazione. Questa graduale eliminazione è accelerata dalle nuove tecnologie di comunicazione. Le istituzioni o i Governi sono più lenti delle organizzazioni a seguire questo cambiamento anche se si affidano più spesso alle nuove tecnologie e ai siti social, adottando di conseguenza il loro linguaggio peculiare. Il linguaggio della tecnologia della comunicazione e del software tende ad uniformare tutti a questo stile di comunicazione semplificato e diretto, eliminando la distinzione formale/informale.
Comunicazione virtuale dei team
I team virtuali stanno crescendo rapidamente e si stanno diffondendo nelle organizzazioni. La leadership dei team virtuali dovrebbe essere considerata in modo separato dalla comunicazione tradizionale. I team o le organizzazioni virtuali devono affrontare sfide particolari, le più rilevanti sono le sfide geografiche, temporali, culturali e organizzative. È chiaro che il leader non può guidare la propria squadra allo stesso modo di un gruppo tradizionale.
Un team virtuale ha il vantaggio che i membri possono riunirsi in qualsiasi parte del mondo. A volte le competenze di alto profilo hanno un potere negoziale maggiore con l’organizzazione e sono meno disponibili a trasferirsi. Questo infatti porta un vantaggio all’organizzazione che, attraverso un team virtuale, è in grado di assumere la migliore competenza al mondo e nominare un team di alto profilo, d’altronde lo svantaggio per l’organizzazione è che il team finisce per disperdersi intorno al mondo. Questo svantaggio può essere trasformato in un’opportunità per l’organizzazione. La sfida geografica porta una sfida temporale che limita le opportunità di interazione del team al fuso orario di ogni individuo. Queste due sfide portano con sé la questione della disponibilità del leader: tradizionalmente il leader dovrebbe essere disponibile per la squadra e in contatto regolare. Non vedo alcun problema in queste sfide poiché possono essere compensate con una forte e accresciuta focalizzazione sull’obiettivo e sul carisma esercitato dal leader. Per quanto riguarda la diversità culturale, questo è un problema che, ad esempio, le principali organizzazioni dei paesi più avanzati hanno già affrontato in modo efficace e che può essere ulteriormente affrontato da un leader che sostiene un’organizzazione o un progetto forte. Questo sviluppa un senso di appartenenza e riconoscimento in tutti i membri del team, risolvendo potenzialmente il divario culturale generato da un team virtuale. Il divario può essere colmato anche da una politica aziendale che spinge per un team multiculturale allargato che appiana definitivamente la diversità culturale. Infine, le sfide organizzative dovrebbero essere affrontate dal leader usando il suo carisma e la sua visione: il leader dovrebbe proiettare tutti i membri del team verso il futuro e gli obiettivi. Questo approccio sposta l’attenzione di tutti nella direzione appropriata, compensando le sfide organizzative. In conclusione, il rafforzamento delle relazioni attraverso un maggiore senso di focalizzazione, una maggiore identità progettuale, un maggiore senso di appartenenza e inclusione culturale, determinano di fatto un vantaggio per il progetto e per l’organizzazione.
La comunicazione è sempre correlata alla leadership e un leader dovrebbe sempre avere un approccio aperto e fluido. La comunicazione dovrebbe sempre adattarsi al livello intellettuale del team, ma dovrebbe considerare che questo livello è in continua evoluzione: maturità del team, capacità di gestire situazioni complesse, comprensione dell’obiettivo e difficoltà relative all’ottenimento dell’obiettivo, capacità di rispondere alle influenze emotive, dedizione, reazione a nuove variabili nell’equilibrio della squadra, e così via – la comunicazione dovrebbe adattarsi costantemente.
Tenendo conto di tutto quanto scritto sopra, è chiaro che una delle abilità principali del leader è l’improvvisazione: essa consente al leader di gestire tutte le possibili variabili, attese e inaspettate, che si verificano durante il viaggio. L’improvvisazione è un mondo a sé che richiede un’elevata competenza e conoscenza delle capacità comunicative da parte del leader, unita alla fiducia in se stessi. Un leader che utilizza opportunamente l’improvvisazione è in grado di comunicare con un’autenticità che nessun’altra tecnica di comunicazione può raggiungere, coinvolgendo profondamente tutto il team.
La fiducia del leader dovrebbe essere considerata una delle principali forze trainanti nella comunicazione. Il ricevente lo percepisce immediatamente e vengono poste le basi per un processo di comunicazione aperto e corretto.